SB Order 31/2021: Standard Operating Procedure (SOP) for dealing with cases of amalgamation of PPF Accounts - Postalstudy | Post Office Blog | Materials for | Exams

2000+ Self Made Questions and Answers have been prepared and posted so for in this site to motivate Postal LDC Exams Aspirants in the form of Quizzes(800+ Questions)/MCQs(900+ Questions)/Matches(400+ Questions)/Can be find in TAG Section.

Header Ads

India Post

SB Order 31/2021: Standard Operating Procedure (SOP) for dealing with cases of amalgamation of PPF Accounts

SB Order No.  31/2021 F. No. FS-32/1/2021-FS-DOP Govt. of India Ministry of Communications Department of Posts (F.S. Division)


All Heads of Circles / Regions

Dak  Bhawan,  New Delhi- 110001

Dated     18.10.2021

Subject: Standard   Operating   Procedure   (SOP)   for   dealing   with   cases   of amalgamation  of PPF  Accounts — Reg.

Madam  / Sir,

Whenever   any  depositor   has  opened  more  than  one  PPF   Accounts,  the second    and   subsequent    accounts   opened   are    treated   as   irregular,    as   an individual can open only one single account  under  PPF Scheme.

2.         In    such    cases,    considering    the    requests    of    the     PPF     subscribers, Department  of  Economic  Affairs,  Ministry  of  Finance  regularizes  such  irregular accounts/deposits   by   amalgamating   more   than   one   PPF   accounts   into   one account,  in relaxation of rules.

3.         On  receipt  of  the   concurrence  of  Ministry  of  Finance  for  amalgamation  of more  than  one  PPF   accounts,  which  were  opened  irregularly,  the  Post  Offices shall  follow  the   Standard  Operating  Procedure  which  is  attached  herewith,  for amalgamation  of accounts.

4.         If  there  is  any  outstanding  loan  in  any  of  the   PPF   account  to  be  merged, the  depositor  shall  be  requested  to  repay  the  entire  outstanding  loan  amount along  with the  interest.  That  is,  if  there  is  any  PPF  loan  account,  it  should  be closed  before  the  amalgamation  of accounts  is done.

5.         During the  process of amalgamation,  the  interest calculation is required  to be  done manually  by  the   Head  Post  Offices.  The  interest  calculation  shall  be done   by   the    Post   Office   Counter   Officials   and   verified   and   authorized   by Supervisor  / In-Charge,  SBCO.

6.      This is issued with the  approval of Competent Authority.

Encl  Standard  Operating Procedure

(T          JAYAN)

Assistant Director (SB-I)

Copy  to--

1.   Sr.  PPS  to Secretary  (Posts)

2.   PS  to Director  General  Postal Services.

3.   PPS/PS  to Addl.  DG l Co-ordination)  / Member  (Banking)  / Member  (O) / Member  (P)    

Member  (Planning & HRD)  / Member  (PLI) / Member  (Tech)

/ AS &  FA

4.   Addl.  Director  General,  APS,  New  Delhi

s.   Chief General Manager,  BD Directorate  / Parcel  Directorate  / PLI


6.   Sr.  Deputy Director  General  (Vig) & CVO)  / Sr.   Deputy  Director  General (PAF)

7.   Director,  RAKNPA  / CGM,  CEPT / Directors of all  PTCs

8.   Director  General P & T (Audit),  Civil Lines,  New  Delhi

9.   Secretary,  Postal Services  Board/ All Deputy  Directors General

10. All General Managers (Finance)  / Directors  Postal Accounts / DDAP

11. Chief  Engineer  (Civil),  Postal Directorate

12. All recognized  Federations  / Unions  / Associations

13. The Under  Secretary,  MOF (DEA),  NS-II Section,  North  Block,  New  Delhi.

14. The  Joint Director  & HOD,  National  Savings  Institute,  I CCW Building,  4

Deendayal  Upadhyay  Marg,  New  Delhi-110002

15. GM,  CEPT,  Mysuru  - for uploading the  order on the  India  Post  website. l6. Guard  File

(T C        AYAN)

Asst. Dj       or (SB-I)


Page 1 of 7


When  more  than one PPP account  are held by an individual  with one or more operating   agencies  (Operating  agencies   means  Department   of  Posts  and  Banks) against  the  provisions  in  PPF Rules,  Department  of Economic  Affairs,  Ministry  of Finance  in  relaxation  of  rules  issues orders  for  amalgamation   of  the  accounts  of PPF  subscribers,  for  regularization  of irregular  deposits  /  accounts.  In  such  cases, the  Standard  Operating  Procedure  (SOP)  to  be  followed  by  the  operating  agencies has  been  issued  by  DEA,  MoF  in  OM  No.  2/2/2020  NS  dated  25.02.2021  and  the procedure  is as follows.

a).       Where  the  deposits  made  in  both  the  accounts  taken  together  are  within  in the prescribed  deposit  ceiling,  as  applicable  to the  account  from  time  to time, shall  be  allowed  to  be  amalgamated  and  the  account  holder  will  be  given  an option  to  retain  the  account  of  his   choice.  The   PPF   accounts  in  the   same operating   agency   could   easily   be   amalgamated   at   the   level   of   operating agency  by adopting the  procedure  of transfer of the   PPF   account.

The  amalgamation   of  PPF   accounts  in  different  operating  agency  requires interaction  between  both the  operating  agencies.  In such  cases,  the  depositor will  submit  the  request for  amalgamation  to  the  accounts  office  (Accounts office  means  Post  Office  or  Bank)  where  he  intended  to  retain  the  account, along  with  photocopy  of the  passbook  /  

statement  of account.  Thereafter,  the accounts   office   will  forward   the  case  to  other  accounts   office   (where  the account  stands  which  is to be  merged)  and request  to verify  / send the details of annual subscriptions  of all the financial years. The accounts office will then work out  the  annual  subscriptions  deposited  by the  account  holder  in all the PPF   accounts   keeping   in  view   the   prescribed   deposit   ceiling   under   PPF scheme   

declared   /   decided   by   the   Government    from   time   to   time.   On confirming  subscriptions  do  not  breach  prescribed  deposits  ceiling  of  any  of the financial  year,  the accounts  office  will request  the other accounts office to close  the  account  and  transfer  the  balances  in  the  account  keeping  in  view the relevant  provision of the PPF  Scheme. The 

date of opening of the retained account   shall   be   deemed   as   the   actual   opening   of   the   account   for   the calculation  of maturity  and other purposes.  Date  of actual  transfer  / credit  of balance  in the account  which is to be retained,  shall be deemed to be the date of deposit for the purpose  of loan / withdrawal  etc.

b).       Where  the deposits  made  in both the accounts  taken together  are in excess of the   prescribed   deposit   ceiling,   applicable   from   time   to   time,   the   excess amount   breaching   the   limit   will  be  refunded   to  the   subscriber   from   the account  to  be  amalgamated  without  any  interest.  The  accounts  office  will adjust the interest  entry before  transferring  the balance  to the account  office, where  the  account  stands  intended  to be  retained.  The  date of opening  of the

SOP for Amalgamation of PPF Accounts

retained account  shall  be deemed as the actual opening of the account  for the calculation  of maturity  and other purposes.  Date of actual transfer  / credit  of balance  in the account  which is  to be retained,  shall be deemed  to be the date of deposit for the purpose of loan / withdrawal  etc.

2.         When a PPF  depositor  submits request to retain his account  with Post  Office, the  following  procedure  shall  be  followed  by  the  Head  Post  Offices  after  ensuring that the amalgamation  has been ordered / concurred by Ministry of Finance.

(I).       Procedure  for  amalgamation  if  one account  is operated at Post Office (PO)  and another one is operated at Bank and Customer wants to continue the account at PO.

1.   The  bank  will issue  the cheque  along with details of transactions  in the account standing at  Bank.  Cheque  received  from  Bank  is  to  be  lodged  in  PPF  Transit Account 


2.  If  the  PO account  stands  at  any Sub  Post  Office,  the  Sub  Post  Office  shall send the passbook  and  the  AOF  of  the   account,  along  with  the  copy  of  the   memo  / order  of  concurrence  for  amalgamation  and  the  account  shall  be  transferred  to the  HO  SOL   without   levying   any   transfer   fee.  Then,   it   shall  be  closed   as 'Transfer out to Bank'.

a.  During closure  in HCAAC  menu,  SOL user haa to aelect the value NO for the field 'Apply Interest till Date'

b.   Closure  should  be done  in transfer mode and amount is to be credited to PPFtransit account (SOLID+0322).

3.   Transactions   in  PO  account  and  the  transactions   in  Bank  account  are  to  be entered   in  chronological   (date  wise)   order   in   excel   sheet   provided   for  PPF TRANSFER-IN accounts.

a.   If  sum  of deposits in any  of the  Financial  Year  (FY)  exceeds  the  prescribed limit  for  that  FY,  then  transactions  /  amount  beyond  the  limit  should  be excluded. Maximum 

amount of subscriptions  in PPF allowed for each FY is as follows.

Date of Revision of Subscription       Minimum  in Rs.           Maximum in Ra.

16 05 1968                                          100                            15000

01-08- 1972                                          100                            20000

09 03- 1979                                         100                            30000

16 03  1983                                          100                            40000

23 06  1986                                          100                            60000

15-11-2002                                          500                            70000

01-12-2011                                          500                          100000

13 08 2014                                         500                          150000

SOP for Amalgamation of PPF Accounts

Note   1:  Chronological   order  means,   for  example,   5  transactions   done   in  PO,   

transactions   done   in  Bank  and  then   

3  transactions   in  PO   if  the  total  deposit amount  limit exceeds from the second transaction  done  at Bank,  last  

4 transactions should   be excluded  for  that   financial   year,  subject   to  the  deposit  of  maximum allowed amount.

Note  2:  A  fresh  calculation  sheet  has  to  be  prepared  along  with  the  transactions which 

 are  to  be  uploaded  in the  new  account  (amalgamated)  to  be  opened.  Interest for each  financial  year  has  to  be  calculated  manually  by  the  Head  Post  Office.  The interest for each year should be got verified by the Supervisor / In-Charge,  SBCO.

b.   Subscription paid  in  excess by  the  Depositor  is  to  be  noted  down date  wise and 

interest paid/credited  on the excess amount  should  be calculated  for each financial year.

c.   Interest   (revised   interest   calculated)   entry  with   date   as   31/03  should   be 

entered  for  all FYs  starting  from  the  FY of account  opening  till the  previous FY.

d.  Financial  year end indicator  field for interest  tranaactions  alone ahould be Y.

e.   If  there  are  any  transactions  made  in  current  FY,  those transactions  should also be 

entered in the excel sheet.

4.   PPF  account  is  to  be  opened  as  TRANSFER-IN  account  with  original  account opening  

date of the account  being retained and the corresponding  maturity date.

5.   Text   file   created   from   the   above   excel   file   to   be   uploaded   as  per   

existing procedure  prescribed  for transfer  in accounts.

Note'  This upload  will ensure  that withdrawal  limits  & loan eligibility  are properly 

available  in the custom tables.

6.   Excess   subscription   paid   should   be refunded  to  the  customer. Amount   to  be 

refunded    to    the    customer    should    be    transferred    from    Office    Account 

SOLID+0322   to   Office   Account   SOLID+0340   using   CXFER   menu   and   the payment of 

excess deposit  shall be paid to the Depositor by cheque only.

7.   Residual   amount   (excess   interest)   should   be   transferred  from   0322 to   PPF 

Interest Account  0393.

SOP for Amalgamation of PPF Accounts

8.   Counter  PA  shall  update  the  passbooks  of the  closed  PPF  accounts  and AOF of the  

closed  PPF  account(s)  with  remark  “Account   Closed  for  amalgamation   of Accounts  No.      

                         and                             in  accordance   with  the  Memo  / Order 

No.                                           dated                ” at  the end of the last 

transactions under  the  signature  of the  Postmaster  and  with remarks “Account  closed” on all 

unused pages of Passbooks  in red ink or by means of a rubber stamp.

9.   A fresh  AOF  shall  be  obtained  from  the  Depositor  and  a  fresh  passbook  for  the PPF 

 account  opened  on  amalgamation  shall  be  issued  to  the  Depositor  and  a remark  “Account  

opened  on  amalgamation  of  Accounts  No.                              and

                           in  accordance   with  the   Memo   /  Order   No.                       

                      dated                ”  shall  be  made  in  the  backside  of the  first  

page  of the  passbook and  on  the  fresh  AOF,  under  the  signature  of Postmaster.  The  fresh 

 AOF  shall be filed in the guard file along with the AOF of closed account(s).

10. If  the retained  account  stands  any  Sub  Post  Office  under  HO,  the  amalgamated new  

account   shall  be  transferred   to  the  Sub  Post  Office  where  the  retained account  

existed,  without  levying  any  transfer  fee  and  the  AOF(s)  along  with  the passbooks  

(closed  account(s)  and  fresh  passbook  of  the  amalgamated  account) shall  be  sent  to the  

Sub Post  Office.  The  Sub Post  Office  shall file the AOF(s)  in the guard file and deliver the 

passbooks  to the Depositor.

(II).      Procedure  for  amalgamation  if  both  or  all  the  accounts  are  operated  either  

at same Post Ohice (PO)  or at different Post Offices and Customer  wants to continue the account 

at any one Post Ohice.

1.   Customer   has   to  present   his  request   at   the   Post   Office   where   he   wants   

to continue  his  account,  if  both  the  accounts  are  maintained  in  different  POs.  E.g. 

SOL1 (PO- 1) & SOL2 (PO  2).

2.   If  SOL1  or  SOL2  or  both,  happen  to  be  Sub  Post  Office,  the   Sub   Post  Office 

where  the  Depositor  has  submitted  request  to  retain  his account  shall  forward the  

passbooks  with  AOF(s)  and   request,  to  its  HO  and  the   account(s)  shall  be transferred  

to HO SOL without levying any transfer fee.

Note:  Now, both the PPF accounts shall be available  at same PO viz. HO SOL.

3.   Both the  PPF  accounts in HO SOL should  be closed, as 'Transfer out to Bank'.

SOP for Amalgamation of PPF Accounts

Page 5 of 7

a.  During closure  in HCAAC  menu,  SOL user has to select the value  NO for the field ‘Apply 

Interest till Date’.

b.   Closure  should be done  in transfer mode and amount  is to be credited in PPF Transit Account 

i.e. SOLID+0322.

4.   Transactions  in  both  the PPF  accounts  are  to  be  entered  in  chronological  (date 

wise) order in excel sheet provided for PPF Transfer  in accounts.

5.  The procedures prescribed  in paras 2 (I) (3) (a) to (e), 4 to 10 shall be followed.

Note'  In  both  the  above  cases  I  &  II,  the  total  amount  credited  in  office  account 

SOLID+0322  (i.e.  amount  received  from  bank  &  amount  credited  due  to  closure  of account  

 which   is   to   be   amalgamated)   should   tally   with   the   totals   of  amount 

transferred   to   the   new   amalgamated   account   opened,   excess   deposit   amount refunded 

 to  the  customer  (i.e.  amount  transferred  to  office  account  SOLID+0340) and the  excess  

interest  amount  transferred  to the office  account  SOLID+0393.  This shall be checked by the 

Supervisor  / In Charge SBCO.

3.         Illustration

Assume  that  a depositor is having two PPF accounts  with the transactions  as detailed   below.   

Interest   is   assumed   as   7%   per   annum   and   Maximum   allowed amount  is assumed  as 

Rs.  1,50,000/  .

a).        Account  1 opened on 04.04.2018

Date                  Transaction           Amount in Rs.      Balance in Rs. 04 04 2018            

    Deposit                             150000                    150000

31 03 2019                Interest                              10500                    160500

03 04  2019                 Deposit                              120000                    280500

31 03 2020                Interest                                19635                    300135

03-04-2020                Deposit                             140000                   440135

31-03-2021                Interest                              30809                   470944

05-04-2021                 Deposit                              100000                    570944

b).        Account  2 opened on 04.04.2020

Date                   Transaction            Amount in Ra.         Balance in Ra.

04 04 2020                Deposit                       20000                        20000

05-10-2020                Deposit                       40000                        60000

31 03 2021                Interest                        2800                         62800

09-04-2021                Deposit                        10000                        72800

SOP for Amalgamation of PPF Accounts

Page 6 of 7

2.         If  the  amalgamation   of  the   above   two  accounts   are  ordered,   the   annual

subscriptions  made  in both the accounts are to be worked as  follows.


04 04 2018

31 03 2019



03 04 2020

04 04 2020

05  10 2020

31 03 2021


09 04-2021


Deposit Interest Deposit Interest Deposit Deposit Deposit Interest Deposit Deposit


Amount (Rs.) in Account  1









Amount (Ra.) in Account  2






Total Deposit in FY





Excess Deposit to be refunded




Excess Interest to be deducted




3.         If   the  depositor   requests  to  retain   the  Account   1,  the   new   amalgamated account  will  be  opened  with  the  date  of  opening  as  04.04.2018  and  the  following ledger 

entries will be uploaded.

Date              Transaction Particulars           Amount in Ra.              Balance in Rs.

04 04 2018       Normal Contribution                                    150000                      


31 03 2019       Interest for 2018- 19                                        10500                 


02 04 2019       Normal Contribution                                    120000                      


31 03 2020       Interest for 2019  20                                        19635                 


03 04 2020       Normal Contribution                                    140000                      


04-04  2020       Normal Contribution                                      10000                    


31 03 2021       Interest for 2020 21                                        31509                  


05-04  2021       Normal Contribution                                    100000                     


09 04 2021       Normal Contribution                                      10000                     


Total                                             591644

4.         If   the  depositor   requests  to  retain  the  Account   2,  the   new   amalgamated 

account  will  be  opened  with  the  date  of  opening  as  04.04.2020  and  the  following ledger 

entries will be uploaded.

Date             Transaction Particulars      Amount in Ra.       Balance in Ra.

04 04-2020       Balance Transferred                            440135                     440135

04-04-2020       Normal Contribution                              10000                     450135

31-03-2021       Interest for 2020  21                               31509                     


05-04-2021       Normal Contribution                            100000                     581644

09-04-2021       Normal Contribution                             10000                    591644

Total                                    591644

SOP for Amalgamation of PPF Accounts

5.         The transactions  shall be balanced in Finacle as follows.

Details                       Amount in Ra.                              Remarks

Credit in Office Account SOLID+0322

Debit in Office Account SOLID+0322

Credit in Office Account SOLID+0340  by debiting Office Account SOLID+0322 Credit  in Office 

Account SOLID+0393  by debiting Office Account  SOLID+0322 Balance  in Account SOLID+0322

SOP for Amalgamation of PPF Accounts






Closure proceeds of both the accounts

Funding in amalgamated Account

Excess Deposit Amount to be paid to the Depositor  by Cheque

Excess interest is credited in Govt. Account

Click here to Join Telegram Channel